Manajemen tentang Organisasi

ORGANISASI

A.    STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi dibagi menjadi 4 yaitu: Wewenang, Hubungan Pelaporan, dan Pengelompokan Kerja, dan Desain Kerja.

A.    WEWENANG

Terdapat dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi) yang dipunyai oleh manajer: pandangan klasik (classical view) dan pandangan penerimaan (acceptance view).

A.1. Pandangan Klasik

Menurut pandangan klasik wewenang datang dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang lebih bawah. Tingkat paling atas, barangkali tuhan, kemudian diturunkan ke pemerintah atau raja, atau masyarakat sebagai satu kelompok, dan kemudian diturunkan ke individu. Menurut pandangan ini manajer mempunyai hak untuk memerintah, karena merasa ada di tingkatan yang lebih tinggi, dan karyawan mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah tersebut. Jika karyawan tidak mau mematuhi peraturan yang berlaku, maka sebagai konsekuensi nya dia harus meninggalkan organisasi tersebut atau mengubah peraturan jika memungkinkan.

A.2. Pandangan Penerimaan

Menurut pandangan ini, sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya memberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah dapat menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak. Sisi negatif dari pandangan ini nampaknya mengarah pada kekacauan dalam suatu organisasi karena karyawan tidak begitu saja mau menerima perintah. Sisi positif nya adalah memberi tekanan terhadap karyawan.

Menurut Barnar, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi empat kondisi yaitu:

1.      Dia dapat memahami komunikasi

2.      Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi

3.      Perintah tersebeut tidak bertentangan dengan kepentingannya secara keseluruhan

4.      Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut

A.3. Wewenang Lini dan Staf

Dalam organisasi, wewenang dapat dibedakan menjadi Wewenang Lini dan Wewenang Staf.

1.      Wewenang Lini

Wewenang Lini dipunyai oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah.

2.      Wewenang Staf

Wewenang staf dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa tatau nasihat kepada manajer lini. Staf ahli biasanya merupakan istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staf ahli memberikan nasihat berdasarkan keahlian, pengalaman, atau riset dan analisis yang diperlukan. Staf ahli juga dapat memberikan bantuan pelaksanaan kebijakan, monitor, dan pengendalian.

3.      Wewenang Fungsional

Adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.

A.4. Delegasi Wewenang

Efektivitas delegasi wewenang akan mencakup beberapa hal :

1.      Memutuskan pekerjaan mana yang akan di delegasikan. Karena, tidak semjua pekerjaan dapat di delegasikan.

2.      Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan dalam hal ini

beberapa pertimbangan dapat digunakan: Waktu yang dipunyai oleh karyawan, kemampuan yang dimiliki oleh karyawan, dan kesempatan yang akan dimanfaatkan oleh karyawan.

3.      Mendelegasikan tugas. Tugas didelegasikan disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup.

4.      Menetapkan feedback. Feedback bermanfaat untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.

B.     HUBUNGAN PELAPORAN

B.1. Rentang Kendali (Span of Controll)

A. V. Graicunas, penulis manajemen klasik mengkuantisikan tentang manajemen menjadi 3 jenis interaksi. 1) Langsung dengan bawahan (tatap muka), 2) Silang yang merupakan hubungan antar bawahan, 3) Kelompok, yang merupakan hubungan antar kelompok bawahan. Yang dapat ditentukan dengan formula sebagai berikut:

	Interaksi = N (2N/2 + N-1)

 

Contoh:

Jika ada dua bawahan, maka interaksi potensial ada (2 (2x2/2 + 2- 1) ) = 6. Jika jumlah bawahan menjadi 5 , maka interaksi potensial menjadi 100. Semakin banyak bawahan interaksi akan menjadi semakin kompleks.

B.2. Keterbatasan Organisasi Formal

        Meskipun bagan organisasi membantu memperjelas siatuasi organisasi, tetapi harus diinget keterbatasan bagan organisasi.

C.    PENGELOMPOKAN KERJA

a.       Pengelompokkan berdasarkan Fungsi. Maksudnya, kegiatan yang sama atau serupa dikelompokkan ke dalam satu bagian tertentu. Sebagai contoh, kegiatan pemasaran, keuangan, dan produksi, dapat dikelompokkan ke dalam bagian pemasaran, keuangan dan produksi.

b.      Pengelompokkan berdasarkan Produk. Kegiatan dikelompokkan disekitar produk atau sekelompok produk tertentu.

c.       Pengelompokkan berdasarkan pelanggan. Berdasarkan metode ini, kegiatan dikelompokkan berdasarkan pelanggan atau pebeli produk organisasi.

d.      Pengelompokkan berdasarkan Lokasi.

e.       Pengelompokkan berdasarkan Kriteria lainnya. Sebagai contoh organisasi dapat menggunakan basis waktu dengan personalia yang lengkap untuk disetiap bagiannya.

f.       Pertimbangan lainnya. Pembagian kelompok kerja dengan nama yang berbeda, missal Departemen atau Devisi.

D.    DESAIN KERJA

Desain kerja dapat diartikan sebagai penatapan tanggun jawab kerja individu. Pendekatan Desain Kerja :

a)      Pendekatan Mekanis atau Spesialisasi

Menurut Taylor, pekerjaan yang kompleks harus dipecah kedalam pekerjaan yang lebih sederhana, yang lebih mudah dipelajari dan dilakukan. Apabila karyawan melakukan pekerjaan tersebut (yang telah dipecah) secara berulang-ulang maka efisiensi kerja akan semakin meningkat.

b)      Pendekatan Multifasional

Yaitu model pendekatan desain kerja dengan tujuan memotivasi karyawan.

c)      Pendekatan Biologi

Pendekatan Biologi mencoba mendesain kerja dengan menggabungkan pertimbangan tubuh manusia, dengan tujuan menciptakan kerja yang seaman mungkin.

d)     Pendekatan Motor

Kerja di desain tidak melebihi kemampuan mental pekerja.[1]

B.     DESAIN ORGANISASI

      Desain organisasi adalah proses memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi dan lingkungan tertentu. Desain organisasi merupakan pola menyeluruh bagaimana suatu organisasi distrukstur. Desain organisasi merupakan alat untuk mencapai strategi organisasi dan menjadi faktor kunci yang menentukan kelangsungan hidup organisasi.

1.      PANDANGAN KLASIK

Henry Fayol, Frederic W. Taylor, dan Max Weber merupakan penyumbang ide pandangan klasik. Pandangan klasik yang berusaha mencari cara terbaik untuk desain organisasi dan percaya pada organisasi struktur hirarkis dan wewenang formal yang resmi.  Contohnya adalah Organisasi Birokrasi yang dikemukakan oleh Max Weber.

2.      PANDANGAN NEO-KLASIK

Pandangan Neo-Klasik berusaha menonjolkan sisi manusiawi oragnisasi. Menurut mereka, organisasi mempunyai dua tujuan: ekonomi dan kepuasan karyawan. Karena itu, pandangan tersebut dering disebut sebagai pandangan perilaku. Beberapa tokoh aliran Neo-Klasik adalah: Mac Gregor, Chris Argyris, dan Rensis Likert. Pendekatan Neo-Klasik tidak terlepas dari kritik. Pengalaman menunjukkan, bahwa tidak semua pendekatan dapat efektif untuk semua situasi dan fokus pada motivasi dianggap terlalu sederhana.

3.      TIPE ORGANISASI

a.       Organisasi Pasar atau Produk

Organisasi pasar atau produk merupakan bagian dalam organisasi yang relative otonom. Bagian tersebut dapat mengambil keputusan sendiri, tanpa memerlukan persetujuan direktur utama, kecuali untuk beberapa masalah. Semangat kewirausahaan melandasi aktifitas dalam organisasi tersebut.

b.      Struktur Matriks

Dalam struktur organisasi matriks, karyawan mempunyai dua atasan yaitu fungsional dan divisional. Struktur organisasi matriks sekarang banyak digunakan di berbagai organisasi, seperti manajemen konsultan, indsutri dan agen periklanan. Tetapi, tidak semua organisasi cocok menggunakan organisasi matriks karena berbagai alasan. Struktur matriks mempunyai beberapa keuntungan salah satunya, struktur ini fleksibel karena tim kerja dapat dibentuk, diubah, atau dibubarkan apabila telah selesai. [2]

             

DAFTAR PUSTAKA

M. Hanafi, Mamduh, Manajemen: Unit Penerbitan dan Percetakan YKPN, Yogyakarta, 2011

P. Robbins, Stephen, dan Choulter, Mary, Manajemen edisi kedelapan: PT. Macanan Jaya Cemerlang, 2009

R. Terry, George, dan W. Rue, Leslie, Dasar-dasar Manajemen: PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005

Sutarto, Dasar-dasar Organisasi: Gadjah Mada Univeristy Press, Yogyakarta, 1993

Sule, Ernie Tisnawati, dan Saefullah, Kurniawan, Pengantar Manajemen: Prenada Media, Jakarta, 2006